AI die vergaderingen uitwerkt: wat werkt en wat niet

Waarom dit wel werkt

Veel AI-toepassingen beloven meer dan ze leveren. Vergaderingen uitwerken is een uitzondering, en dat komt doordat de taak precies past bij wat de techniek goed kan: er is een duidelijke invoer (een opname), een duidelijke uitvoer (een tekst), en de mens die het resultaat leest weet zelf of het klopt.

Dat laatste is belangrijker dan het lijkt. Bij een verkeerde samenvatting van je eigen vergadering zie je de fout meteen. Bij een verkeerd antwoord over een onderwerp dat je niet kent, zie je hem niet.

Wat het goed doet

• Een woordelijk verslag maken. Spraakherkenning is voor Nederlands inmiddels goed genoeg voor normale vergaderingen met normale sprekers.
• Afspraken eruit halen. Wie doet wat voor wanneer. Dit is de opbrengst waar mensen het meest aan hebben.
• Zoeken in oude gesprekken. Wat spraken we in maart af over dat contract? Een doorzoekbaar archief van gesprekken is vaak waardevoller dan het notuleren zelf.
• Een samenvatting voor wie er niet was. Een half uur terugluisteren wordt twee minuten lezen.

Waar het misgaat

Door elkaar praten. Vier mensen die elkaar onderbreken levert een verslag op waarin niet meer te zien is wie wat zei. Bij een geanimeerde discussie is dat precies het deel dat je wilde vastleggen.

Jargon en namen. Eigen productnamen, afkortingen en achternamen gaan vaak mis. Niet dramatisch in een samenvatting, wel storend in een actielijst waar de verkeerde naam achter een afspraak staat.

Nuance die wegvalt. "Ik denk dat we dat misschien moeten overwegen" kan in een samenvatting als een besluit terugkomen. Een samenvatting maakt dingen stelliger dan ze waren, en bij vergaderingen waar het om de twijfel ging is dat een vertekening.

De indruk van volledigheid. Een net verslag voelt compleet. Wie er niet bij was, weet niet wat er niet in staat.

Waar je op moet letten voordat je het aanzet

Drie dingen, waarvan de eerste geen techniek is.

Zeg dat je opneemt. Niet alleen omdat het hoort, maar omdat mensen anders achteraf terecht boos zijn. Bij gesprekken met klanten of personeel is instemming geen formaliteit.

Weet waar de opname heen gaat. Een vergadering over een reorganisatie of een personeelsdossier is een bestand met gevoelige inhoud. De vraag wie daar toegang tot heeft en hoe lang het bewaard blijft, moet een antwoord hebben voordat de eerste opname wordt gemaakt.

Laat iemand de actielijst nalezen. Eén minuut van de voorzitter voorkomt het gros van de fouten. Wat er in het verslag staat, wordt over een half jaar als waarheid behandeld.

Wat het oplevert

Realistisch: bij een team dat veel overlegt, scheelt dit uren per week aan uitwerken en terugzoeken. Dat is bescheiden vergeleken met wat er over AI wordt beloofd, en het is wel echt.