Hoe maak je notulen met AI?

Begin hier: toestemming

Een vergadering opnemen waarin persoonsgegevens klinken, valt onder de privacywetgeving. Meld aan het begin dat er wordt opgenomen en waarvoor, en geef mensen de ruimte om bezwaar te maken. In de meeste vergadertoepassingen krijgen deelnemers automatisch een melding; vertrouw daar niet blind op bij een telefoongesprek of een opname op je eigen telefoon.

Spreek ook af hoelang de opname bewaard blijft. De gangbare praktijk: opname weg zodra het verslag is goedgekeurd.

Stap 1: van spraak naar tekst

Teams, Zoom en Google Meet maken tijdens de vergadering een transcript. Dat is verreweg de eenvoudigste route, want er is niets om te uploaden.

Heb je een losse opname, dan kun je die laten omzetten door een spraakherkenningsdienst. De kwaliteit in het Nederlands is de laatste jaren sterk verbeterd; bij veel achtergrondgeluid of mensen die door elkaar praten blijft het behelpen. Zie hoe spraakherkenning werkt.

Stap 2: vraag het juiste

Hier gaat het meestal mis. "Maak notulen van dit gesprek" levert een chronologisch verslag op dat niemand leest. Vraag om de dingen waarvoor je de vergadering had:

• Besluiten: "Welke besluiten zijn genomen? Alleen wat echt is besloten, niet wat is geopperd."
• Acties: "Welke actiepunten zijn er, wie doet wat, en voor wanneer? Noem het als een termijn ontbreekt."
• Open einden: "Welke vragen zijn gesteld maar niet beantwoord?"
• Meningsverschillen: "Waarover waren de deelnemers het oneens?"

Dat laatste punt is goud waard en wordt bijna nooit gevraagd. Een verslag dat verzwijgt dat twee mensen fundamenteel van mening verschilden, is geen verslag.

Stap 3: controleren

Lees het verslag na voordat je het verstuurt. Let vooral op:

• Wie wat zei. Spraakherkenning haalt sprekers geregeld door elkaar, zeker bij een telefonische inbeller.
• Getallen en datums. "Vier ton" en "veertig ton" liggen akoestisch dichter bij elkaar dan je zou willen.
• Namen en vaktermen. Eigennamen en jargon worden vaak fonetisch benaderd.
• Grapjes en zijsporen. Een AI herkent ironie slecht en kan een terzijde als besluit noteren.

Wat het oplevert

Een uur vergaderen uitwerken kostte handmatig een half uur tot een uur. Met deze werkwijze ben je er in vijf tot tien minuten, inclusief controle. Dat is de reden dat dit voor veel organisaties de eerste AI-toepassing is die daadwerkelijk blijft hangen.

De tweede winst is minder zichtbaar maar groter: er wórdt weer genotuleerd. In veel teams gebeurde dat gewoon niet meer.

Waar je op moet letten bij gevoelige gesprekken

Functioneringsgesprekken, medische overleggen, gesprekken met cliënten: wees hier terughoudend. Niet omdat het technisch niet kan, maar omdat de opname en het transcript persoonsgegevens bevatten die ergens worden verwerkt. Gebruik dan een dienst die binnen Europa draait en waarmee je organisatie een verwerkersovereenkomst heeft. Zie AI en de AVG.