Hoe vat je een pdf samen met AI?

De korte werkwijze

Alle grote assistenten kunnen een pdf inlezen. Sleep het bestand in het gesprek en stel je vraag. Dat is het.

Het verschil tussen een nuttige en een nutteloze uitkomst zit niet in het gereedschap maar in de vraag.

Vraag niet om "een samenvatting"

"Vat dit samen" levert een brave opsomming van wat er ongeveer in staat. Daar heb je zelden iets aan, want je wilde het document niet samenvatten — je wilde er iets uit weten.

Stel in plaats daarvan de vraag die je werkelijk hebt:

• "Welke verplichtingen heb ik volgens dit contract, en per wanneer?"
• "Wat zijn de drie conclusies van dit rapport, en waarop zijn ze gebaseerd?"
• "Welke bedragen worden genoemd, en waarvoor?"
• "Wat staat hier over opzegtermijnen? Als er niets over staat, zeg dat dan."
• "Wat zou een criticus op dit voorstel aanmerken?"

Vraag altijd om vindplaatsen

Zet achter je vraag: "noem bij elk punt de pagina waar het staat". Dat doet twee dingen. Je kunt het nakijken, en het model verzint merkbaar minder — iets wat moet worden aangewezen, wordt minder makkelijk uit de lucht gegrepen.

Lees de belangrijkste punten altijd terug in het origineel. Bij een contract of een offerte is dat geen overdreven voorzichtigheid maar gewoon je werk.

Bij hele lange documenten

Boven ruwweg honderd pagina's wordt het wankel. Niet omdat het niet past — moderne modellen lezen honderdduizenden woorden — maar omdat details in het midden ondersneeuwen. Het begin en het eind wegen zwaarder dan het midden.

Werk dan per hoofdstuk of per deel, en laat de deelsamenvattingen aan het eind samenvoegen. Dat kost vijf minuten extra en scheelt gemiste details.

Wanneer het niet werkt

Gescande documenten. Een pdf die uit een scanner komt, bevat beeld en geen tekst. De betere assistenten lezen dat inmiddels met tekstherkenning, maar bij slechte scans, handschrift of tabellen gaat het mis. Zie tekstherkenning.

Ingewikkelde tabellen. Jaarrekeningen en spreadsheets in pdf-vorm worden regelmatig verkeerd uitgelezen, waarbij kolommen door elkaar lopen. Controleer elk getal dat je overneemt.

Vertrouwelijke stukken. Zet geen klantdossiers, medische gegevens of niet-openbare contracten in een gratis consumentenaccount; die gegevens kunnen voor training worden gebruikt. Zie bedrijfsdata veilig in AI.

De fout die iedereen maakt

De samenvatting overnemen zonder het origineel te openen. Een AI die een document samenvat, vult gaten op met wat waarschijnlijk klinkt. In negen van de tien gevallen klopt dat. Het tiende geval is precies de clausule waar het om ging.