Hoe schrijf je e-mails met AI?

Begin met herschrijven, niet met schrijven

De gebruikelijke aanpak is een opdracht geven: "schrijf een mail aan een klant over een vertraagde levering". Je krijgt dan een nette, nietszeggende mail en bent vervolgens vijf minuten bezig hem bruikbaar te maken.

Sneller: typ in dertig seconden wat je bedoelt, slordig en in telegramstijl, en vraag om een nette versie.

"levering loopt 2 weken uit, leverancier heeft brand gehad, ik baal er ook van, we leveren wel alvast het deel dat er is, korting bespreekbaar" → "Maak hier een nette, korte mail van aan een zakelijke klant. Eerlijk, geen uitvluchten, geen overdreven excuses."

Het resultaat is een mail die zegt wat jij wilde zeggen, in plaats van wat een model denkt dat je wilde zeggen.

De beste vraag bij een lastige mail

Niet "schrijf deze mail", maar: "Dit ga ik sturen. Hoe komt dit over op de ontvanger? Waar kan hij zich aan ergeren?"

Dat vangt de toonfouten waar je zelf overheen leest, zeker als je geïrriteerd bent. Eén extra blik voordat je op verzenden drukt, bij de mails die ertoe doen.

Bij een conflict werkt ook: "Schrijf dit zo dat het de situatie niet verergert, zonder dat ik mijn punt opgeef."

Binnenkomende post

• Lange mailwisselingen: "Wat wordt er van mij gevraagd en wanneer? Alleen dat."
• Vage verzoeken: "Welke vragen moet ik stellen voordat ik hier ja op zeg?"
• Onaangename post: laat eerst samenvatten wat er feitelijk staat. Dat scheelt een emotionele eerste lezing.

Voorkom dat alles op elkaar lijkt

Het grootste risico is niet een fout, maar eenvormigheid. Als iedereen in je bedrijf dezelfde assistent op dezelfde manier gebruikt, gaan alle mails op elkaar lijken — en op die van de concurrent.

Twee dingen helpen. Leg in de instellingen van je assistent eenmalig vast hoe jij schrijft: kort of uitgebreid, u of je, wel of geen hoffelijke openingszin. Dat scheelt het elke keer opnieuw te moeten zeggen.

En verbied de vaste wendingen. "Ik hoop dat deze mail je goed bereikt", "ik wilde even aanhaken", "bij voorbaat dank" — zet ze in je instructies als woorden die nooit gebruikt mogen worden.

Waar je het niet voor moet gebruiken

Slecht nieuws aan één persoon. Een ontslag, een afwijzing na een goed gesprek, een condoleance. Dat hoort in je eigen woorden, ook als die onhandiger zijn. Mensen voelen het verschil.

Mails met vertrouwelijke gegevens in een gratis consumentenaccount.

Alles automatisch laten beantwoorden. Een assistent die zelfstandig namens jou mailt, stuurt vroeg of laat iets wat jij niet had willen sturen. Laten opstellen is prima; laten verzenden is een andere categorie.

Wat het oplevert

Voor iemand die dagelijks twintig mails schrijft, is tien tot twintig minuten per dag realistisch. Dat is geen spectaculair getal, maar het is wel elke dag — en het is het soort werk waar je aan het eind van de dag moe van bent.