Hoe meet je of AI iets oplevert?

De meeste AI-projecten worden verdedigd met gevoel: het gaat sneller, mensen zijn enthousiast. Dat houdt geen stand zodra iemand vraagt wat het heeft opgeleverd.

Meet vóór je begint

Dit is de stap die vrijwel altijd wordt overgeslagen, en zonder die stap is er achteraf niets te zeggen. Leg eerst vast hoe het nu gaat:

• hoelang een taak gemiddeld duurt, gemeten en niet geschat;
• hoeveel er per week doorheen gaan;
• hoe vaak er iets fout gaat, en wat een fout kost om te herstellen;
• hoelang een klant moet wachten.

Twee weken meten voordat je iets verandert, is de goedkoopste investering in het hele project.

Drie soorten opbrengst

Tijd die vrijkomt

Het makkelijkst te meten en het makkelijkst te overdrijven. Tien minuten per dag per medewerker klinkt als veel geld, maar die tien minuten worden zelden omgezet in iets anders dat geld oplevert. Reken alleen met tijd die aantoonbaar naar ander werk gaat, of die een vacature overbodig maakt.

Werk dat anders niet gebeurde

Vaak de grootste en minst genoemde opbrengst. Offertes die nu binnen een dag uitgaan in plaats van binnen een week. Lesmateriaal op drie niveaus dat er eerder niet was. Klantvragen die 's avonds beantwoord worden.

Dit is lastiger in euro's te vangen maar vaak waardevoller, omdat het iets mogelijk maakt in plaats van iets goedkoper.

Minder fouten

Een contract waarin een verkeerde termijn stond, een factuur die niet verstuurd werd, een klant die verkeerd werd geïnformeerd. Tel hoe vaak dat gebeurde en wat één geval kostte om recht te zetten.

Reken ook de kosten eerlijk

Niet alleen het abonnement. Ook:

• de uren die het invoeren heeft gekost;
• de tijd die controle van de uitkomsten kost — die verdwijnt niet;
• het onderhoud als er iets verandert aan het model of de werkwijze;
• de leercurve, die echt een paar weken duurt.

Een eerlijke berekening die uitkomt op een bescheiden winst, is overtuigender en bruikbaarder dan een optimistische die niemand gelooft.

Een opzet die werkt

Laat de helft van een team het nieuwe gereedschap gebruiken en de andere helft nog niet, vier weken lang. Vergelijk daarna. Dat vangt op dat de drukte in die periode toevallig anders was — de meest voorkomende reden dat metingen achteraf niets waard zijn.

Weet ook wanneer je moet stoppen

Spreek vooraf af wanneer je concludeert dat het niet werkt. Zonder die afspraak blijven projecten jaren doorlopen omdat niemand degene wil zijn die het stopzet. Een AI-project dat na een half jaar niets meetbaars heeft opgeleverd, gaat dat daarna zelden alsnog doen.

Zie waar begin je als mkb en wat kost AI.